Quandu a vostra attività cresce, scrive rapporti formali di l'attività hè inevitabile. Sti raporti sò più cà numeri è fatti. Sò a faccia di a vostra impresa è devenu esse prufessiunali è ben scritti per lascià a migliore impressione. Indipendentemente da u cuntenutu o l'audienza, ci hè un metudu di basa chì pudete seguità per creà u vostru rapportu.
7 Passi per Scrive un Rapportu Commerciale
I rapporti di successu richiedenu una pianificazione in modo da pudè trasmette l'infurmazioni chiaramente. Se a vostra impresa hà precedenti rapporti d'affari chì anu cunsideratu chì sò riesciuti, rivedi questi per avè una idea di ciò chì puderebbenu circà. Sia l'esempii di raporti precedenti sia dispunibuli o micca, seguitate questi passi quandu create un rapportu cummerciale.
Articuli Correlati- Articuli di Base per l'Uffiziu di l'Affari
- Rolu di l'Assistente Amministrativu
- Disposizione di Memo
1. Determinate u Scopu u Rapportu
Ci hè parechji tippi di rapporti d'affari. U primu passu hè di determinà perchè scrive u rapportu. Hè questu rapportu per u cunsigliu di l'impresa? Hè unrapportu annuale di finanzaper l'azionari? Stai scrivendu unrapportu per valutà un impiegatu? Hè unrapportu di incidenteligatu à un accidente di travagliu? Capisce a ragione di u rapportu vi aiuta à selezziunà l'infurmazioni necessarie per u publicu destinatu.
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2. Identificate è Adattatevi à l'Audienza
U vostru stile di scrittura deve rispettà u vostru publicu. U livellu educativu di a scrittura duveria currisponde à quelli chì leghjeranu u raportu. L'impiegati ùn anu micca bisognu di tutti i dati chì i dirigenti di a cumpagnia ponu avè bisognu. Una urganizazione esterna pò ùn avè bisognu d'accessu à alcuna infurmazione cunsiderata classificata da a vostra impresa. U raportu pò andà à parechji publici à tempu; pudete avè da incorpore e preoccupazioni di ogni gruppu in una o forse scrive più di una versione per fighjà nantu à ogni udienza.
3. Raccoglie è Organizza a Ricerca
Adunite tutti i dati chì saranu cuparti in u raportu. Questu pò cumprende parechje cose:
- Rapporti di vendita
- Prughjezzioni
- Rapporti d'assistenza
- Spese
- Situazioni finanziarie
- Statistiche di pruduzzione
Puderete bisognu di raccoglie dati addiziunali, cume interviste,analisi di i clienti, o infurmazione di u cuncurrente per una vista più cumpleta. Un altru puntu da ricurdà hè chì duverete spiegà i metudi è e procedure chì avete adupratu per raccoglie i vostri dati. Questu aghjusta credibilità à i risultati è permette à i lettori di fidà in a vostra infurmazione.
4. Fate l'Analisa
A stu puntu, duvete piglià i dati chì avete è dà un sensu à tuttu. Avete digià determinatu e vostre ragioni per scrive stu rapportu - avà duvete piglià i dati è pruvà à affruntà li. Interpretate i dati, capite ciò chì significanu questi dati, è cumu puderia esse utile per i lettori. Chì dumande risponde i dati?
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- Uanalisihè una parte chjave di u rapportu cummerciale; duverete esse capaci di offre cunclusioni è raccomandazioni aduprendu questa analisi. Per esempiu, in casu di espansione, vulete valutà i costi di l'espansione è quante entrate sò previste. Puderete ancu fighjà i motivi di l'espansione cum'è l'aumentu di a dumanda è l'ubbiettivi à longu andà per a cumpagnia, è ancu i punti di forza pertinenti, i punti debuli, l'uppurtunità è e minacce via unAnalisi SWOT.
- Per una lettura più faciule, pudete ancu avè da fà grafichi, tavule o grafichi per i vostri dati è analisi. Questu dà à i lettori i numeri o punti di bullet in forma faciule; pò ancu aiutà sì avete da fà una presentazione di diapositive cù u vostru raportu.
5. Formattate u Rapportu
Dopu avè fattu a ricerca è analizatu i dati, u prossimu passu hè di formattà u rapportu. A maiò parte di i rapporti cummerciale cuntenenu sezzioni specifiche; pudete sviluppà uncontornuchì include i dati da ognuna di queste parti.
- Riassuntu esecutivu - Questu hè un riassuntu di i punti principali di u rapportu cumpresi raccomandazioni.
- Introduzione - Questu dettu perchè u rapportu hè scrittu.
- Risultati / Dati - Questu cuntene a ricerca, analisi, è qualsiasi grafichi è grafichi.
- Cunclusioni - Questa sezione cuntene u riassuntu di a sezione di risultati.
- Raccomandazione s - Chì sò i suggerimenti basati annantu à i risultati è e conclusioni in u rapportu?
Quandu create u schema, duvete fà un elencu di temi impurtanti è sottogruppi, è dopu urganizà i vostri argumenti in un ordine logicu. A maiò parte di i rapporti funzionanu megliu cù una urganizazione sottutopica tematica, ma aduprate un altru furmatu s'ella cunvene megliu à i vostri dati.
6. Scrivitelu
Utilizendu u vostru schema cum'è quadru, pudete poi scrive un prugettu grezzu di u raportu aduprendu l'infurmazioni chì avete cercatu o analizatu. L'ubbiettivu hè di uttene i vostri penseri è punti chjave nantu à a carta - sta versione ùn hà micca bisognu à esse ancu grammaticale perfetta o furmattata currettamente. Pudete edità a carta dopu.
7. Rivedi i Punti Principali in u Riassuntu Esecutivu
U riassuntu esecutivu pò esse scrittu l'ultimu cum'è una versione accurtata di u rapportu generale; parechje persone aspettanu finu à chì a carta sia finita prima di scrive sta panoramica. Stu riassuntu duveria cuntene:
- Una Brief Statement about the Purpose of the Report : Un esempiu iniziale puderia esse: 'A nostra sucietà cerca di allargà l'operazioni in novi territorii. Stu raportu rivede e nostre capacità attuali è ciò chì seria necessariu per passà in aree addiziunali. '
- Infurmazione impurtante impurtante : Un esempiu di informazioni di fondu puderia esse: 'A Cumpagnia XYZ vende prudutti è servizii in una zona tri-statale attualmente è impiega 300 persone. Ogni statu addizionale aghjuntu richiederebbe 500 000 $ in capitale è 75 travagliadori in più. '
- Risultati Chjave o Dati : Usendu l'infurmazioni chì avete inclusu in u vostru rapportu, duvete signalà l'analisi chjave chì vulete chì u lettore sappia. Per esempiu: 'Per espansione in 2 stati addiziunali, a sucietà XYZ duveria impiegà 150 travagliadori in più è custruisce 2 nuove fabbriche. Ogni fabbrica seria prughjettata di fà vene 750.000 $ di rivenuti u primu annu dopu a fine. '
- Cunchiusioni Chjave : In questa sezione, duverete riassume ciò chì dicenu i risultati. Per esempiu, seria impurtante di dì: 'Per uttene l'articuli necessarii in situ, ci vulerebbe 1 milione di dollari in spese di capitale è 3 mesi per compie a custruzzione. I rivenuti previsti da sta espansione sò di 1,5 milioni di dollari. '
- I Cunsiglii più impurtanti : Includite e raccomandazioni. Chì duverebbe fà a cumpagnia cù l'infurmazioni chì avete presentatu in u rapportu? Un esempiu hè 'A Cumpagnia XYZ deve pianificà di espansione in 2 stati è assignà 1 milione di dollari per a custruzzioni prevista.'
U riassuntu esecutivu duveria avè abbastanza infurmazione per induve un esecutivu occupatu puderia leghje quella parte di u raportu è avè una bona idea nantu à u ghjurnale stessu. In certi casi, u riassuntu esecutivu pò esse tuttu ciò chì si leghje. Idealmente, u riassuntu esecutivu deve esse una pagina o menu in lunghezza. Fighjate questuesempiu riassuntu esecutivuper guida.
Problemi Cumuni di Rapportu Commerciale da Evità
Ci hè qualchì prublema generale da evità quandu si scrive un raportu d'impresa.
- Attenti à a vostra lingua: Mantene a lingua formale per mantene a pruprietà.
- Wordiness: Esse cuncisu. Ùn aduprate micca dece parolle se dui feranu.
- Troppu argot: Ùn aduprate micca se pudete evità. Se duvete aduprà l'argot, allora definite u termine a prima volta chì u aduprate.
Assicuratevi chì u vostru rapportu sia lisciu è chì i dati, e cunclusioni è e raccomandazioni si integrinu tutti in l'altri. U lettore deve esse in gradu di seguità u ragiunamentu chì mostra cumu si hè ghjuntu à i vostri punti finali.
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Cumplete un Rapportu Effettivu
Dopu avè finitu u vostru primu abbozzu, hè ora di rivede. Tutti i rapporti d'affari beneficeranu di a revisione.Prufessioneu rapportu vi aiuta à scrive un rapportu efficace chì ottiene i scopi di a vostra organisazione. Pigliate u vostru tempu è tene un ochju nantu à i dettagli, è pudete scrive rapporti d'affari efficienti è prufessiunali.
